Come organizzare un evento aziendale di successo

Gli eventi rappresentano uno strumento ancora oggi prezioso per le aziende che vogliono avere successo e consolidare il rapporto con i clienti, conquistandone e fidelizzandone di nuovi.

Purtroppo, al giorno d’oggi si pensa ancora che sia semplice organizzarne uno. Non è affatto vero! Essenziale, infatti, è considerare alcune regole che, a prescindere dal settore, fanno la differenza.

Focus sull’obiettivo

L’evento aziendale non è fine a se stesso. Deve essere organizzato con un obiettivo specifico in mente. Può trattarsi del lancio di un prodotto o del miglioramento del posizionamento del brand in diverse situazioni, per esempio quelle associate alla beneficenza e all’attenzione alla sostenibilità sociale e ambientale. 

L’importanza dei gadget

Una volta definito l’obiettivo dell’evento, è il caso di soffermarsi su aspetti come la scelta dei gadget. Il merchandising è importantissimo in quanto permette di amplificare la brand awareness.

Oggi come oggi, grazie a siti come Wordans, è possibile ordinare gadget di ogni tipo per gli eventi aziendali, personalizzandoli sulla base delle specifiche esigenze aziendali.

Ovviamente alla base della scelta deve esserci una coerenza profonda con i valori aziendali. Se, per esempio, si punta tanto sulla sostenibilità ambientale, regalare, nel corso di un evento, un gadget in materiale non riciclabile non ha senso e può anzi ripercuotersi negativamente sull’immagine del brand.

Il potere della moodboard

Un altro step che fa la differenza quando si organizza un evento è la gestione della moodboard. Di cosa si tratta? Di uno spazio dove esporre, dopo averle accuratamente scelte, delle immagini di ogni tipo che, a modo loro, sono legate al concept e all’atmosfera dell’evento.

Possono essere foto di interni allestiti con uno specifico stile, così come immagini di persone con un atteggiamento fisico di trionfo e benessere.

Non ci sono regole stringenti per quanto riguarda la moodboard. La sua preparazione è un’ottima occasione di brainstorming e dovrebbe, se possibile, essere gestita in team.

Come scegliere la location

La scelta della location di un evento aziendale è nodale. Essenziale è conciliare la raggiungibilità con aspetti come il pregio estetico e l’efficienza della connessione. 

L’optimum prevede il fatto di focalizzarsi su spazi in grandi città, possibilmente vicini a fermate dei mezzi pubblici.

Un altro aspetto al quale è bene fare attenzione riguarda l’accessibilità per i disabili. Non considerare l’inclusività vuol dire, al giorno d’oggi, mettere a forte rischio l’immagine dell’azienda.

Sito dedicato: sì o no?

Anche in questo caso, non c’è una regola scritta sulla pietra. Dipende tutto dalle caratteristiche dell’evento e dagli obiettivi sul lungo termine. 

Se si ha intenzione di ripetere l’evento anche in futuro, il sito dedicato può avere un suo perché e rappresentare, nel corso degli anni, un ulteriore canale da presidiare per il brand, una cassa di risonanza per pubblicare contenuti come articoli di blog e video.

Il team social

In fase di organizzazione di un evento aziendale è essenziale, se si vuole avere successo, dedicare parte dell’impegno del team ai social. 

Tra attenzione ai soundbites - le frasi estratte da un discorso che ne identificano l’essenza - e la capacità di individuare momenti speciali da fermare per sempre con i Reel, sono diverse le competenze sulle quali è opportuno focalizzarsi prima del grande giorno dell’evento, così da riuscire a comunicarlo con efficacia e freschezza.

Il questionario di gradimento

Un’altra parentesi di grande importanza quando si deve organizzare un evento riguarda la messa a punto del questionario di gradimento, da inviare tempestivamente ai partecipanti.

Si tratta di uno step che fa la differenza e che dimostra quanto gli eventi siano, per le aziende, un’occasione unica di incontro con il mondo che cambia. 

Alla luce di ciò, le risposte vanno lette e discusse in team, per capire se specifici spunti possano essere o meno integrati nelle future edizioni.