Gli eventi rappresentano uno strumento ancora oggi prezioso per le aziende che vogliono avere successo e consolidare il rapporto con i clienti, conquistandone e fidelizzandone di nuovi.
Purtroppo, al giorno d’oggi si pensa ancora che sia semplice organizzarne uno. Non è affatto vero! Essenziale, infatti, è considerare alcune regole che, a prescindere dal settore, fanno la differenza.
Focus sull’obiettivo
L’evento aziendale non è fine a se stesso. Deve essere organizzato con un obiettivo specifico in mente. Può trattarsi del lancio di un prodotto o del miglioramento del posizionamento del brand in diverse situazioni, per esempio quelle associate alla beneficenza e all’attenzione alla sostenibilità sociale e ambientale.
L’importanza dei gadget
Una volta definito l’obiettivo dell’evento, è il caso di soffermarsi su aspetti come la scelta dei gadget. Il merchandising è importantissimo in quanto permette di amplificare la brand awareness.
Oggi come oggi, grazie a siti come Wordans, è possibile ordinare gadget di ogni tipo per gli eventi aziendali, personalizzandoli sulla base delle specifiche esigenze aziendali.
Ovviamente alla base della scelta deve esserci una coerenza profonda con i valori aziendali. Se, per esempio, si punta tanto sulla sostenibilità ambientale, regalare, nel corso di un evento, un gadget in materiale non riciclabile non ha senso e può anzi ripercuotersi negativamente sull’immagine del brand.
Il potere della moodboard
Un altro step che fa la differenza quando si organizza un evento è la gestione della moodboard. Di cosa si tratta? Di uno spazio dove esporre, dopo averle accuratamente scelte, delle immagini di ogni tipo che, a modo loro, sono legate al concept e all’atmosfera dell’evento.
Possono essere foto di interni allestiti con uno specifico stile, così come immagini di persone con un atteggiamento fisico di trionfo e benessere.
Non ci sono regole stringenti per quanto riguarda la moodboard. La sua preparazione è un’ottima occasione di brainstorming e dovrebbe, se possibile, essere gestita in team.
Come scegliere la location
La scelta della location di un evento aziendale è nodale. Essenziale è conciliare la raggiungibilità con aspetti come il pregio estetico e l’efficienza della connessione.
L’optimum prevede il fatto di focalizzarsi su spazi in grandi città, possibilmente vicini a fermate dei mezzi pubblici.
Un altro aspetto al quale è bene fare attenzione riguarda l’accessibilità per i disabili. Non considerare l’inclusività vuol dire, al giorno d’oggi, mettere a forte rischio l’immagine dell’azienda.
Sito dedicato: sì o no?
Anche in questo caso, non c’è una regola scritta sulla pietra. Dipende tutto dalle caratteristiche dell’evento e dagli obiettivi sul lungo termine.
Se si ha intenzione di ripetere l’evento anche in futuro, il sito dedicato può avere un suo perché e rappresentare, nel corso degli anni, un ulteriore canale da presidiare per il brand, una cassa di risonanza per pubblicare contenuti come articoli di blog e video.
Il team social
In fase di organizzazione di un evento aziendale è essenziale, se si vuole avere successo, dedicare parte dell’impegno del team ai social.
Tra attenzione ai soundbites - le frasi estratte da un discorso che ne identificano l’essenza - e la capacità di individuare momenti speciali da fermare per sempre con i Reel, sono diverse le competenze sulle quali è opportuno focalizzarsi prima del grande giorno dell’evento, così da riuscire a comunicarlo con efficacia e freschezza.
Il questionario di gradimento
Un’altra parentesi di grande importanza quando si deve organizzare un evento riguarda la messa a punto del questionario di gradimento, da inviare tempestivamente ai partecipanti.
Si tratta di uno step che fa la differenza e che dimostra quanto gli eventi siano, per le aziende, un’occasione unica di incontro con il mondo che cambia.
Alla luce di ciò, le risposte vanno lette e discusse in team, per capire se specifici spunti possano essere o meno integrati nelle future edizioni.
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